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商洛学院公务卡财务结算管理办法
2013-04-25 14:38     (点击: )

商洛学院公务卡财务结算管理办法

(试行)

 

第一章     总则

 

第一条 为了进一步规范我校公务财务结算,方便职工公务用款,减少现金结算和暂付款业务,加强财务管理,规范财务运行,根据《陕西省省级预算单位公务卡管理暂行办法》(陕财办〔200734号)、《关于2010年省级预算单位全面推行公务卡改革有关事项的通知》陕财办库〔201021号)及《省级预算单位公务卡及现金结算暂行办法》(陕财办库〔200832号)等规定,结合学校实际,制定本办法。

 

第二章    公务卡的性质和适用范围

 

第二条 公务卡的性质 

。质10本办法所称公务卡,是指代理银行为学校在职职工发放的具有一定透支额度与透支免息期且用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。公务卡以学校在职职工个人名义开立,职工个人作为持卡人并承担相应的法律责任。它既有一般银行卡所具有的授信消费等共同属性,同时又具有财政财务管理的独特属性。公务卡实行一人一卡实名制,教职工个人为持卡人,并承担相应的法律责任。

第三条             公务卡的适用范围 

公务卡办理的范围为学校在编在岗的正式教职工。每年初由学校干部人事处、学院办公室、财务处等相关管理部门依据公务开支情况确定当年公务卡办理发放范围。未纳入当年适用范围的职工不予办理,已办理的给予注销收回。

 

第三章  公务卡的办理和使用管理

 

第四条 公务卡开立的基本程序

公务卡结算试行期间,学校指定中国建设银行股份有限公司为个人公务卡的发卡银行,按如下要求统一向发卡银行申请办理。

(一)以部门为单位,由职工个人填写公务卡开卡申请书,由部门负责人审核并签注意见,如实填写《中国建设银行公务贷记卡申请表》,连同身份证复印件一并交学校财务处。

(二)财务处对申请开卡教职工的相关资料进行确认并集中送发卡行,发卡行按规定程序审核职工申请资料并办理公务卡,由财务处统一发送至持卡人。公务卡必须激活后方可使用,公务卡设有初始密码,持卡人在激活时更改密码并妥善保存。

(三)公务卡使用银联标准信用卡,现阶段仅用于办理人民币支出结算业务。公务卡免费开卡、免收年费、免担保、免开存款账户、到期免费换卡,具有一定的透支额度和规定天数的透支免息期。公务卡免息期的计算为:公务卡免息期为消费日到账单日加25天。消费日是持卡人实际刷卡消费的日期,账单日发卡行为每月20日。

(四)发卡行按月免费向持卡人邮寄对账单,及时向持卡人提供消费支出、资金还款到账和还款提示等重要信息,同时给持卡人免费发送信息。

(五)公务卡持卡人涉及公务卡的相关信息变动时,应及时通知发卡银行办理变更手续。公务卡遗失或损毁后补办时,由持卡人到发卡行申请办理,并及时到财务处备案。

(六)持卡人因调离、退休等原因离开学校,由干部人事处通知职工本人,由持卡人按要求及时还清债务,结清余额,停止公务卡的使用。学校干部人事处应将在职人员信息变动情况及时通知财务处,由财务处通知发卡行办理公务卡申办或销户等手续。

第五条 公务卡的信用额度

公务卡的初始信用额度(透支额度)为2-5万元。各持卡人所持公务卡的信用额度,由学院财务处与发卡行双方根据个人的公务活动情况、收入和信用状况等因素核定。特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度数和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行。持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先支付、后还款。

第六条 公务卡使用管理

(一)公务卡应优先用于公务消费,在满足公务消费使用的前提下,也可用于个人消费,持卡人不能因个人消费而影响公务消费。公务支出发生后,持卡人应及时向财务部门申请办理报销手续。公务卡用于个人支付结算业务的,不得办理财务报销手续,学校不承担因私人消费行为引致的一切责任。

(二)公务卡只限本人使用,在具备刷卡条件的商户消费时必须用公务卡刷卡支付。单笔消费刷卡支付5000元以上的,必须向财务处报告。不得超过公务卡信用额度,否则视同个人消费。

(三)公务卡用于单位公务支出的结算,持卡人在未办理报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。

(四)持卡人收到银行对账单后应及时核对,对公务消费交易有疑义的,可向发卡行提出交易查询。对报销金额有疑义的,可到学校财务处进行查询。银行对账单查询时间应不超过该账单的到期还款日,财务报销查询时间应不超过报账后1个月。

(五)持卡人应妥善保管公务卡的卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。公务卡消费结算以及公务卡遗失、被盗等发生的纠纷及经济事项,由持卡人与代理银行按双方签订的合约或服务协议中的相关规定处理。

(六)持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金。否则因提现形成的手续费、利息等相关费用由持卡人承担。对持卡人利用公务卡套现、恶意透支不还和其他形式的违规行为,由持卡人负责。

 

 第四章  公务卡的财务管理

 

第七条 公务卡结算的范围

公务卡的结算范围为日常公用和零星购买支出,包括:办公用品购置费、书报杂志订阅费、印刷费、差旅费、培训费、会议费、招待费、邮电费、交通费、劳务费、租赁费、小型维修费及其他零星商品购买和服务性支出等公务性支出。在公务卡结算范围内的日常公用支出和零星购买支出,原则上必须在具有刷卡条件的商户进行公务消费。凡在具备刷卡条件商户消费的,一律要使用公务卡结算。对确实不具备刷卡条件的公务消费活动(如购买公交车票等),由职工先垫付现金完成交易,在回学院报账时由财务处将个人现金支付的款项支付至本人的公务卡上,由本人支取。

第八条 公务卡结算的报销原则

(一)使用公务卡结算,不改变单位现行财务管理制度和报销审批程序。

(二)持卡人因公务活动使用公务卡消费时,应取得本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)和相应的原始发票。

(三)因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应报销款项退回财务处,由财务处负责办理资金退回手续。

(四)有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销:

1、使用公务卡用于个人消费的部分;

2、报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条(pos机小票)不符的;

3、持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等;

4、因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,所造成的罚息和滞纳金等;

5、因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;

6、其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。

第九条 公务卡结算的报销程序

(一)持卡人在办理公务活动时,应在公务卡信用额度内通过公务卡结算,并取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条(pos机小票)。

(二)持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,最迟应于免息还款日前7天整理所有公务消费的正规原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)。凡发票上开据消费总类时,报销人需提供加盖商家公章的购物明细或消费清单,按财务报销审批程序进行报销。 

(三)持卡人因出差在外或其它特殊原因,确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的,可通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制正式借款单,并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息,经财务人员审核后先办理借款手续,于免息还款期前先将资金转入公务卡,待持卡人回单位后及时补办报销手续并冲销其借款。

(四)持卡人在办理报销手续时,如既有现金消费又有公务卡消费,应按不同消费方式分别填制报销凭证审批报销。

(五)持卡人在财务处办理报销业务时,应办理报销凭证登记手续,填写《商洛学院公务卡消费还款登记表》,注明现金消费金额、刷卡消费金额及时间、POS交易小票号码等信息,以便明确责任和划款查询。

(六)会计人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(pos机小票)、报销审批凭证及报销单据等进行审核后,登陆公务卡支持系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销。无交易凭条的不予报销。

(七)复核人员将公务卡支持系统所生成的公务支出明细表和汇总表与支出报销单进行复核确认,统一办理公务卡还款业务。

第十条 实行公务卡结算方式后的现金等其他方式结算

 学校实行公务卡结算方式后,工资、津贴补贴、奖金等发放给职工个人的工资福利性经费仍通过个人工资卡进行结算和发放;学院部门业务范围内对校外单位、商家之间的基建、购置、印刷等各类交易活动,一律实行对公转账支付,不使用公务卡或现金结算;因教学、科研及管理工作需要购买商品和服务等公务消费支出则通过公务卡结算,原则上不再使用现金结算。出现下列情况的,需另作说明并经相关领导签批后方可办理现金结算:

(一)由于商业服务网点无法使用公务卡结算,或因公务卡损坏等原因无法使用公务卡刷卡消费的,需另作说明并经单位财务一支笔审批后方可报销。

(二)因出差到外地等原因使报销时间可能超过约定还款日期等特殊情况,教职工可以提出借款申请,经单位财务一支笔审批后方可办理借款手续。

(三)其他无法使用公务卡结算的业务。

第十一条  实行公务卡结算方式后的借款管理

实行公务卡结算方式后,原则上不再向职工个人办理个人公务卡信用额度限额内的现金借款。特殊原因需要现金借款的,须按照有关规定进行从严审批。

 

第五章 附 则

 

第十二条 为避免因特殊原因造成公务卡还款不及时,给持卡人产生透支利息、滞纳金以及个人不良信用记录等,持卡人可以与银行协商,同意将本人工资卡(属借记卡,不能透支)作为公务卡指定自动转账还款帐户(自愿选择),实现在不能及时报销还款时,授权发卡行在到期还款日当天,从个人工资卡中自动扣划公务卡的应还金额(到期还款日当天,工资卡应有足够余额),事后再按正常报销程序办理报销领款手续。

第十三条 持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡。严禁持卡人违规使用公务卡。对恶意透支、拖欠还款等所产生的后果,由持卡人负责,学校不承担由此引发的任何责任。

第十四条 各单位(部门)负责人要严格执行财经纪律,对本单位(部门)公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝超范围、超标准支出,确保公务消费支出控制在规定范围之内。

第十五条 本办法由财务处负责解释。

第十六条 本办法 2010111日起 施行。

20101013学院文件印发)

 

 

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